จัดระเบียบการทำงานด้วยแอป Reminders และแอป Files

เคยไหมครับที่ลืมนัด ลืมกิจกรรมสำคัญ ลืมสิ่งที่ต้องทำ หรือจำเวลา หรือไม่ก็วันผิด อาจเป็นเพราะงานเยอะ งานยุ่ง หรือไ่ม่ต้องจัดการนู่น นี่ นั่น หลายอย่าง ทำให้บางทีก็ลืมเอกสารสำคัญหรือไม่ก็เสียเวลาค้นหานาน ๆ  เราจะใช้เทคโนโลยีบน iPad มาช่วยบริหารจัดการภารกิจต่าง ๆ ของเราได้อย่าง

ในบทความนี้จะขอแนะนำเทคนิคที่จะช่วยให้เราสามารถจัดการนัดหมายและการแจ้งเตือนต่าง ๆ ได้อย่างดี รวมทั้งสามารถจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยแอปบน iPad อย่างแอป Reminders และแอป Files นั่นเอง 

ขั้นการเตรียมพร้อมอุปกรณ์

ดาวน์โหลดแอป Reminders (ในกรณีที่ยังไ่ม่ได้ติดตั้งแอป)

ดาวน์โหลดแอป Reminders https://apps.apple.com/th/app/reminders/id1108187841

 ขั้นสำรวจและทำความรู้จักการใช้งาน

สำรวจส่วนต่าง ๆ ของแอป Reminders เมื่อเปิดใช้งานแอป Reminders จะพบหน้าต่างและส่วนประกอบของแอปดังนี้

รูปภาพที่ 1 แสดงตำแหน่งปุ่มและการใช้งานบนแอป Reminders

1️⃣ ค้นหาลิสต์ (รายการ)

2️⃣ แสดงลิสต์ทั้งหมดแยกตามกลุ่มลิสต์

3️⃣ รายการลิสต์ที่สร้างไว้

4️⃣ แตะเพิ่มลิสต์

5️⃣ เพิ่มเตือนความจำใหม่

6️⃣ แสดงลิสต์และรายการเตือนความจำ

7️⃣ เลือกเพื่อดูลิสต์ที่ต้้งค่าไว้แบบต่าง ๆ

8️⃣ ตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อตั้งค่าเตือนความจำ

…………………………………………………

ขั้นตอนการสร้างลิสต์ และการแจ้งเตือนความจำ ด้วยแอป Reminders

เพื่อให้การเตือนความจำ หรือ แจ้งเตือนต่าง ๆ มีประสิทธิภาพ ในการใช้งานควรแยกลิสต์รายการเป็นหมวดหมู่ แล้วค่อยสร้างการเตือนความจำไว้ในแต่ละลิสต์อีกที โดยสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. การสร้างลิสต์ แตะ Aเพิ่มลิสต์ >  Bเลือกลิสต์ใหม่ > Cตั้งชื่อลิสต์ที่ต้องการ > Dเลือกสีของลิสต์ >E เลือกไอคอน >F แตะเสร็จสิ้น > ได้ลิสต์ ใหม่ ดังรูปที่ 2 และรูปที่ 3

รูปภาพที่ 2 ขั้นตอนการสร้างลิสต์

รูปภาพที่ 3 แสดงการสร้างลิสต์ที่สร้างเสร็จเรียบร้อย

2. การสร้างเตือนความจำใหม่ ในลิสต์(ที่เลือก) >Aเตือนความจำใหม่ >B เพิ่มโน๊ต(รายละเอียดที่ต้องการ)Cแตะที่ i เพื่อเพิ่มรายละเอียดที่ต้องการ   >D แตะเสร็จสิ้น จะได้รายการเตือนความจำ ดังรูปที่ 4

รูปภาพที่ 4 แสดงการสร้างเตือนความจำใหม่

3. นอกจากการสร้างลิสต์ และการเตือนความจำที่กล่าวมาแล้ว เรายังสามารถจัดหมวดหมู่ ให้กับ รายการเตือนความจำในลิสต์ ได้โดยทำตามขั้นตอนคือ แตะที่ A > B เลือกหมวดหมู่ใหม่ > สร้างหมวดหมู่ C และ D ที่ต้องการ > แตะค้างที่รายการเตือนความจำที่ต้องการแล้วเลื่อนไปไว้ในหมวดหมู่ที่ต้องการ ดังรูปที่ 5

รูปภาพที่ 5 แสดงการสร้างหมวดหมู่เตือนความจำ

หมายเหตุ : ในการเตือนความจำ เมื่อเราใช้ Apple ID เดียวกันในทุกอุปกรณ์ของ Apple จะมีการแจ้ง. เตือนไปยังทุกอุปกรณ์ เมื่อมีการเชื่อมต่อสัญญาณอินเตอร์เน็ต 

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ สำหรับการใช้งานแอป Reminders ในการแจ้งเตือนต่าง ๆ ตั้งค่าง่าย ๆ แต่ได้ประโยชน์ ใช่ไหมครับ

ต่อไปเราจะมาบริหารจัดการไฟล์ ด้วยแอป Files กันบ้างครับ ถ้าพร้อมแล้วอย่ารอช้า ไปกันเลยครับ…

ดาวน์โหลดแอป Files (ในกรณีที่ยังไม่ได้ติดตั้งแอป)

https://apps.apple.com/th/app/files/id1232058109 

ขั้นตอนการใช้งานแอป Files

สำรวจส่วนต่าง ๆของแอป Filesเมื่อเปิดใช้งานแอป Files จะพบหน้าต่างและส่วนประกอบของแอปดังนี้

รูปภาพที่ 6 แสดงส่วนต่าง ๆ ของแอป Files

1️⃣ ปิด-เปิด แถบด้านข้าง

2️⃣ ตัวเลือกเพิ่มเติม(สแกนเอกสาร / เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ / แก้ไขแถบด้านข้าง)

3️⃣ เลือกดูไฟล์ที่ใช้งานล่าสุด หรือ ที่กำลังแชร์อยู่

4️⃣ ตำแหน่งการจัดเก็บไฟล์ (จะเชื่อมโยงกับตำแหน่งการจัดเก็บไฟล์จากแอปต่าง ๆ )

5️⃣ แสดงรายการโปรด

6️⃣ เลือกดูไฟล์ที่มีการ แท็ก ตามสีต่าง ๆ ที่กำหนด

7️⃣ พื้นที่แสดงไฟล์ตามตำแหน่งการจัดเก็บ ข้อ 4.

8️⃣ เลือก ไฟล์ เพื่อ แชร์ / ทำสำเนา / ย้าย / ลบ หรืออื่น ๆ (คัดลอก / แท็ก / เก็บในไฟลเดอร์ใหม่ / บีบอัด)

9️⃣ เลือกดูไฟล์ ในรูปแบบต่าง ๆ

🔟 ค้นหาไฟล์ที่ต้องการ

ขั้นตอนการจัดการไฟล์ ด้วยแอป Files

ในการจัดเก็บหรือจัดการไฟล์ประเภทต่าง ๆ เช่น รูปภาพ คลิปเสียง วิดีโอคลิป เอกสาร สไลด์ในการนำเสนอ ในแอป Files มีขั้นตอนการทำงานคล้าย ๆ กับในเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป คือสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บไฟล์ ทำสำเนา ย้าย ลบ หรือแบ่งปันไฟล์ ไปยังที่ต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน

ในตัวอย่างนี้เป็นการสร้างเอกสารง่าย ด้วยแอป Pages (มีการใช้งานคล้ายโปรแกรม word) เมื่อเสร็จแล้วจะมีการบันทึกจัดเก็บใน iPad โดยมีขั้นตอนดังนี้

เปิดแอป Pages > เลือกแม่แบบเอกสาร > ใส่เนื้อหาที่ต้องการ > เปลี่ยนชื่อ > แชร์ > บันทึกไปยังแอปไฟล์ > เลือกตำแหน่งจัดเก็บที่ต้องการ (ในตัวอย่างนี้เลือก ใน iPad ของฉัน ) > แท็ก ด้วยสีที่ต้องการ > บันทึก (ก่อนแตะบันทึก สามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดเก็บไฟล์ได้ โดยไฟล์จะถูกบันทึกอยู่ในตำแหน่ง "ใน iPad ของฉัน > โฟลเดอร์ใหม่) ดังคลิปที่ 1

คลิปที่ 1 การใช้งานแอป Files เบื้องต้น โดยการสร้างและบันทึกไฟล์ในแอป Files

เทคนิคการใช้งาน iPad ในการสแกนเอกสาร แล้วจัดเก็บในแอป Files และการใช้งาน Google Drives ในแอป Files เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การสแกนเอกสารและจัดเก็บในแอป Files

ในการสแกนเอกสารต่าง ๆ และจัดเก็บในแอป Files มีขั้นตอนง่าย ๆ ในไม่กี่ขั้นตอน สามารถทำตามได้จากคลิปที่ 2

คลิปที่ 2 การสแกนเอกสารและจัดเก็บในแอป Files

การใช้งาน Google Drives ในแอป Files

ในการใช้งาน Google Drive ร่วมกับ แอป Files  ใน iPad จะต้องทำการดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Drive จาก App Store ให้เรียบร้อยก่อน      แล้ว Google Drive จะมาแสดงในตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ในแอป Files  หากยังไม่ปรากฏ Google Drive ให้ทำการเปิดไดรฟ์ก่อน  เมื่อใช้งานครั้งแรก ให้ทำการล็อกอิน เข้าใช้งานด้วยบัญชี Google ก่อน   จากนั้นก็สามารถที่จะทำการจัดการกับไฟล์ต่าง ๆ ใน Google Drive เหมือนกับทำในคอมพิวเตอร์ทั่วไป  ดังขั้นตอนในคลิปที่ 3

คลิปที่ 3 การใช้งาน Google Drive ในแอป Files

นอกจากความสามารถของแอป Files ข้างต้นแล้ว ท่านใดที่มีไฟล์ในรูปแบบของไฟล์ Word, PPT,Excel ยังสามารถนำเข้ามาใช้งานใน iPad ได้อย่างลงตัว โดยสามารถใช้แอปที่มีอยุ่ใน iPad ทำงานต่อได้ทันที โดยแอป Pages ใช้งานร่วมกับ Word แอป Keynote ใช้งานร่วมกับ PTT และแอป Numbers ใช้งานร่วมกับ Excel ครับ

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ สำหรับ จัดระเบียบการทำงานด้วยแอป Reminders และแอป Files หวังว่าจะเป็นประโยชน์และช่วยให้การทำงานต่าง ๆ ของทุกท่านมีประสิทธิภาพมากขึ้นนะครับ...นำไปใช้แล้วเป็นอย่างไร อย่างลืมมาแบ่งปันประสบการณ์ด้วยนะครับ

แหล่งอ้างอิง

 แก้ไขและจัดการลิสต์ในเตือนความจำบน iPad

https://support.apple.com/th-th/guide/ipad/ipadaeb26d92/18.0/ipados/18.0